EVJF : Enterrement de Vie de Jeune Fille - EVG : Enterrement de Vie de Garçon
LES 5 POINTS INDISPENSABLES
L'Evénementiel c'est un métier. Le client est questionné en détails sur sa demande afin d'y répondre parfaitement. L'expérience nous aide à ranger correctement chaque tâche dans un planning. Chaque mission est réalisée avec des partenaires de confiance.
Vous voyez ce que je veux dire ?
Soit vous confiez l'organisation de cet évènement à un professionnel.
Soit, ce sont les témoins qui l'organise eux-mêmes.
Pour la seconde option, voici 5 conseils importants.
°1/ REPONDRE AUX ATTENTES
Il ne s'agit pas de votre EVJF / EVG, mais celui de votre futur(e) marié(e). Cet évènement doit répondre à ses attentes à lui/à elle.
L'idéal est d'organiser une rencontre entre témoins & marié(e) et d'en parler.
A-t-il/elle des attentes ? des souhaits ? des impondérables ? Qu'est-ce qu'il/elle aime ou n'aime pas ?
Ces questions paraissent anodines mais sont indispensables pour répondre avec un évènement à la hauteur de votre marié(e).
Oui, vous le/la connaissez depuis des années, peut-être même depuis plus de 10 ans MAIS, votre marié(e) a évolué depuis, et ses idées d'un EVJG / EVG ont peut-être évoluées aussi.
Point important, c'est le/la future mariée qui vous donne une liste des personnes à convier. Cette liste peut être de 2 (juste les témoins) à 30 personnes (ou plus).
Je conseille une jauge de 5 à 12 personnes.
Plus elle sera courte, plus le travail sera simple pour vous, les témoins.
°2/ PLANNIFIER
Wedding ... Planner. < et bien oui, c'est un point important lorsqu'on organise un EVJF / EVG.
Que vous soyez le roi de l'organisation ou pas, vous devez tout planifier. De ce début de réflexion au grand Jour.
N'oubliez pas, vous n'êtes pas tout seul, votre futur(e) marié(e) souhaitera convier une liste d'ami(e)s, vous devez donc tous les contacter, connaître leurs disponibilités et surtout trouver la date de cette journée / cette soirée / ce week-end / cette semaine ( pourquoi pas ?)
Vous devez également caler à l'avance des moments où vous retrouver entre témoins & avec les amis conviés, pour avancer et valider les points d'étape.
°3/ CREER UNE RELATION DE CONFIANCE
Ca à l'air simple comme ça. Mais ce doit être une des tâches les plus difficiles.
Si vous n'êtes que 2 témoins conviés à cet évènement, c'est très simple ! Vous devrez simplement vous mettre d'accord entre vous.
Malheureusement pour vous, vous serez surement bien plus nombreux et il faudra mettre d'accord toute l'assemblée.
Le best practice c'est LA COMMUNICATION.
Parlez, échangez, débattez même ! Prenez la température auprès des autres participant(e)s. Certain(e)s, de caractère plutôt timide(s) n'oseront sans doute pas donner leur avis et pourtant il pèse autant que le vôtre dans la balance. Oui, autant que le vôtre.
Certes, ce sera à vous de trancher à la fin, mais l'idéal est la démocratie. Chaque voix compte car chaque personne connaît le/la mariée.
Créez des conversation What's App, Messenger, faîtes des sondages, posez des questions ouvertes, laissez place aux choix, c'est ainsi que vous allez créer un climat de confiance.
°4/ LES ETAPES CLE DE L'ORGANISATION
Pour vous aider, voici les étapes importantes pour l'organisation de cet évènement.
(1) : le brief de la mariée / du marié
Il/elle vous indique ses souhaits et sa liste de contacts.
Vous devez creuser sur ses voeux, peut-être qu'il/elle n'osera pas vous dire ce qu'il/elle a au fond du coeur. Partir à l'étranger ? Découvrir une ville ? Une bulle de confort/beauté ou avoir des sensations fortes ? Savoir à l'avance ou rester dans l'ignorance ? Quelles sont ses disponibilités pour cet évènement ? (...)
(2) : entrer en contact avec les participant(s)
Vous les informez qu'ils sont conviés à l'EVJF/EVG, vous prenez contact avec chacun d'eux et créez une conversation tous ensemble.
(3) : planifier la date
Entre les disponibilités des participant(e)s, les disponibilités de votre marié(e), le délai d'organisation et la saison à laquelle vous voulez organiser l'évènement, cela va rapidement vous laisser un panel de dates plus ou moins restreintes.
N.B : la saison est étroitement liée à l'endroit où vous souhaitez aller... (voire point suivant)
(4) : l'évènement
Où aller ? Quelles animations ?
Faîtes une liste de ce que votre marié(e) aimerait.
Créez un sondage, faîtes voter les options, demandez l'avis à l'ensemble des participant(e)s.
Ne figez pas une seule option, laissez le choix et gardez à l'esprit que l'évènement est, quant à lui, étroitement lié au point suivant...
(5) : le budget
Et oui, on ne s'enflamme pas chers amis.
Montez rapidement votre budget, additionnez par le nombre de participant(e)s chaque élément.
Faîtes des options et surtout, parlez-en très rapidement aux participant(e)s. Faîtes voter le budget.
Et ensuite, vérifiez que votre nombre de participant(e)s est toujours le même. Il est possible que certain(e)s ne puissent pas avoir les moyens. C'est également un point à voter tous ensemble, est-il possible que tout le monde soit présent ? est-il possible que tout le monde participe ? si oui, à quel budget ? est-ce que ce budget pourrait convenir à l'évènement de votre marié(e) ?
Pour certains marié(e), il sera préférable de limiter le nombre de participant afin d'obtenir un évènement à la hauteur des souhaits de ce dernier. Pour d'autres, il sera préférable d'organiser un évènement plus simple afin d'y intégrer l'ensemble de la liste de participants.
C'est un point à valider avec votre marié(e).
NB : proposez à vos participant(e)s de payer en plusieurs fois, échelonnez les versements sur 1 an vous permettant de payer les acomptes et de laisser du souffle à ces derniers.
(6) : le planning
Maintenant que vous avez le nombre d'invité, l'évènement et ses grandes lignes d'animations, vous pouvez avancer.
Demandez des devis, faîtes voter les choix.
Calez des points de validation et de présentation de l'évènement avec vos participant(e)s.
Notez-vous des rappels de tâches à faire : paiement des acomptes, validations définitive d'animations, point avec le/la marié(e) (sauf s'il souhaite rester dans l'ignorance totale), tenir informer les participant(e)s (...)
Les derniers jours avant l'évènement seront chargés, faîtes-vous une liste des points à ne pas oublier.
(7) : l'évènement
Créez un planning demi-heure par demi-heure voire minute par minute.
(Microsfot Excel est votre ami).
Utilisez Google Maps pour connaître les trajets, gardez des latitudes de temps de retard si vous avez des trajets. Evitez les temps morts.
°5/ ÊTRE AUX PETITS SOINS
Prenez soin de votre marié(e), peu importe l'organisation, les animations ou ateliers que vous lui avez préparé. Prenez soin de lui/d'elle.
Préparez lui des questions, des petits mots à lui partager concernant son mariage.
Délayez des petites attentions tout au long de la journée, faîtes le/la sentir importante. C'est son jour, qu'à lui / qu'à elle. Et ça ne se produit qu'une fois. (no pression)
Crédit photo : Next Door Stories, à découvrir ici !
Si vous avez des questions, besoin d'aide, n'hésitez pas à entrer en contact.
Bon courage !!
L'Amie des mariés, votre wedding planner.